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Te cuento cómo lo hago, y cómo creo que se debe organizar la documentación sobre las reparaciones del año anterior, para cerrar el año de forma eficaz
En el programa de hoy
- Qué información hay que gestionar en un taller
- Por qué el histórico de reparaciones debe poder consultarse siempre con facilidad
- Cómo organizar el historial del año anterior
Qué información debemos gestionar en el taller
- Órdenes de trabajo (cerradas y abiertas)
- Materiales y piezas de repuesto
- Inventario de herramientas y útiles
No basta con archivar los papeles en un armario
- La información sobre averías y tareas preventivas debe permanecer accesible
- Podemos necesitar consultar detalles de intervenciones anteriores en cualquier momento
- Los datos deben estar bien organizados para encontrarlos rápidamente
- Entregar a los clientes un historial del año cerrado da muy buena impresión
- Además es útil (por ejemplo para sus propias auditorías)
- El cambio de año nos puede servir para aligerar los archivos, almacenando la información que menos se usa para despejar los archivos y carpetas (sean físicos o digitales)
Formas de organizar la información
- En papel, en tablas de Excel o en una aplicación específica
- Si lo haces en papel o Excel, debes usar índices
- Indexa por cliente, por máquina y por fecha, o por otro parámetro de consulta
- Así podrás encontrar el mismo documento a partir de distintas búsquedas
- Las aplicaciones dedicadas ya tienen esto en cuenta, por lo que te permiten buscar y filtrar la información de distintas formas y muy rápido
- Si no usas una aplicación, los documentos deben poder localizarse muy rápido
- Si el sistema no es sencillo y rápido, al final no se usa, por lo que la información no sirve
Conclusiones
- La información solo es útil si nos facilita el trabajo o nos ayuda a mejorar los resultados
- Hay que analizar bien las formas en las que la vamos a necesitar para saber cómo organizarla
- Si lo hacemos bien, resolveremos problemas complicados con mucha más facilidad
Espero haberte ayudado con esta reflexión
En el próximo episodio te hablaré sobre otro tema, quizás el que tú propongas en los comentarios.
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Julian Valls Guerrero dice
Los responsables técnicos de antaño tienen una forma de funcionar muy lineal y suelen estar especializados en algún campo. Este tipo de perfil si no ha evolucionado lo tiene complicado, de hecho en los hoteles que es donde me muevo profesionalmente lo he podido comprobar constantemente.
La gestión del mantenimiento es primordial para poder controlar todos los aspectos de un ecosistema como una infraestructura. Todo está interrelacionado y es imprescindible obtener y gestionar la información de forma clara y sin ambiguedades.
En mi paso de técnico a responsable por un lado y a ingeniero por otro he aprendido a gestionar la información y ha aumentado mi capacidad exponencialmente generando mi propio sistema. El maestro Eugenio para mi es un referente tanto en el aspecto operativo como organizativo y os puedo decir que si no quereis perder el control tomeis nota de todo lo que está contando porque puede haber estilos de trabajo pero el orden y el control tiene que ser el nucleo de todos ellos.
Ceferino Victor Martinez dice
Hola Eugenio feliz año 2019
Tu orientacion es muy interesante me gusta
Te comento que tengo un pequeño taller de reparacion de televisores en mi casa y me gustaria organizarme mejor con un programa donde debo llevar los datos del aparato , los datos del cliente y el costo de las reparaciones y algunas cosas mas que sean necesarias para llevar un mejor control, de manera de ver un avance e conomico al respecto
Me gustarias si tienes algo aplicable me orientes donde conseguirlo.
Te agradezco lo que puedas hacer por mi
Me despido atte Victor Martinez