Un cliente se dio cuenta de que perdía mucho tiempo enviando mensajes de WhatsApp a sus clientes explicando detalles sobre las reparaciones que había hecho.
Por cada mensaje que enviaba recibía otro con otra pregunta.
Así hasta que se dio cuenta de que perdía más tiempo explicando que reparando.
Ese tiempo no lo podía cobrar.
Es algo común.
Más cuando el coste de las reparaciones es alto.
¿Te pasa algo parecido?
Porque esto no es algo anecdótico.
Es habitual en muchas empresas.
Yo pasé por ello.
Reparaba una avería, anotaba los costes.
Al día siguiente debía explicar al contable más detalles para hacer la factura.
A los dos días me llamaba el cliente pidiendo más explicaciones.
El cliente tiene dudas.
Es lo normal.
No tiene ninguna información.
La falta de datos provoca inquietud.
Nos pasa a todos.
Como cuando en una conversación no recuerdas el nombre de un actor y corres a buscarlo en
Google.
No nos gusta la sensación de no saber algo.
Por eso, si el cliente paga por un servicio del que no sabe nada, se agobia.
Ahí es donde se nota la diferencia entre dar información o no.
Que el cliente reciba información ayuda a prevenir muchos problemas.
No es que le aclares la duda con tu informe.
Es que ni siquiera se plantea si tiene dudas.
Muchas veces no lo leerá.
Pero entregárselo te ahorra tiempo y dinero.
No te lo pregunto.
Te lo afirmo.
Lo he vivido muchas veces.
Por ejemplo…
Presentar informes resolvió una auditoría de mantenimiento a mi cliente.
El auditor le pidió el registro de reparaciones.
Mi cliente le entregó un carpesano con más de doscientas páginas.
Cada año yo se lo entregaba.
No me costaba nada darle al botón de imprimir.
Encuadernarlo ya era más laborioso.
Total.
Que el auditor valoró la cantidad y claridad de la información recopilada.
No quiso ni mirarla.
Dijo que estaba clarísimo que tenía el tema dominado.
Es el enorme valor de la información bien presentada.
Hacer un informe con un editor de textos (Word, Google Docs…) es entretenido.
Como se pierde mucho tiempo, no se hace.
¿Cuánto vale tu tiempo?
¿Habías valorado antes los beneficios que supone entregar informes técnicos a los clientes?
Muchos técnicos no quieren dar información al cliente.
Creen que es como entregar una formación gratis.
O que el cliente sabrá demasiado y podrá reparar él mismo.
La realidad es distinta.
Normalmente, el cliente valora la transparencia.
Alguno querrá sacarte información para hacerlo él mismo, pero ese tipo de clientes no te interesa.
Al buen cliente le explicas la solución a su problema, y te pagará para que lo hagas tú.
Si le ocultas esa solución será cuando empiece a desconfiar.
Con un informe puedes estar filtrando y atrayendo al tipo de cliente que quieres.
Todo lo que te he dicho se puede resumir en un solo beneficio: aumentar tu reputación, tu autoridad, profesionalidad o como quieras llamarlo.
¿Alguna vez te ha llamado alguien para pedirte detalles de una reparación?
¿Y después te ha llamado alguna otra persona para que repitas lo mismo que a la anterior?
“Recuérdame lo que me explicaste sobre aquella reparación”, “¿qué era lo que cambiaste en aquella máquina la última vez?”.
Lo peor es cuando alguien le dice a otro lo que se supone que le contaste, pero en realidad no dijiste eso.
Este tipo de malentendidos pueden hacerte perder clientes.
Ya sabemos lo que pasa si una empresa pierde clientes.
Esos clientes se llevan su dinero a otra parte.
La solución es sencilla:
– Entrega información al cliente.
– Siempre por escrito.
– Debe ser clara para no generar nuevas dudas.
– Debe ser concreta, para no perder el tiempo.
– Debe estar bien organizada, para que se entienda bien.
– Debe rellenarse como en una plantilla o formulario, para no perder tiempo ni olvidar nada.
– Debe tener una presentación muy cuidada.
Yo uso una herramienta que me facilita todo esto.
Llevo más de diez años usándola.
No solamente porque la he creado yo.
Precisamente la creé porque no encontraba nada igual en e mercado.
Lo que había era demasiado complicado, o demasiado simple.
No quieres contratar a una persona para que rellene informes.
Quieres anotar cuatro textos, y que pulsando un botón surja un documento perfectamente estructurado y maquetado.
Y que ese documento esté siempre disponible, asociado a todos los datos del activo, material de repuesto, o lo que tenga relación.
En este mundo competitivo, no basta con ser buen técnico.
También hay que parecerlo.
Ya hemos visto todo lo que necesitas para dar información que aumente tu reputación.
Puedes usar cualquier herramienta.
Si tienes muy buena letra, lo puedes hacer incluso a mano.
O puedes usar Zafirplan, que es la que uso yo.
Si no te ha quedado claro que necesitas documentar y presentar la información, vuelve a leer desde el principio.
Si lo tienes claro, descarga la demo de Zafirplan y comprueba que es lo que necesitas.”
PD: Info y demo en zafirplan.com
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